משרד מסודר חוסך שעות עבודה בכל חודש. הנה שיטת תיוק פשוטה ב-5 שלבים, עם הציוד המשרדי שבאמת צריך – מתאימה למשרד קטן כמו לעסק גדול.
שלב 1: מחלקים לקטגוריות רחבות
כספים, לקוחות, ספקים, עובדים, חוזים. לכל קטגוריה צבע קלסר אחר – כך מזהים ממבט ראשון.
שלב 2: בוחרים את ציוד התיוק הנכון
- קלסר גב 8 – לכמויות גדולות של מסמכים שוטפים במשרד.
- תיק טבעות – לפרויקטים, לקוחות בודדים וחומרי לימוד. דגמי מפל עמידים במיוחד.
- קופסת ארכיב – למסמכים שצריך לשמור שנים אבל לא פותחים כל יום.
- קופסת קטלוג – לקטלוגים וחוברות על המדף.
שלב 3: חוצצים בתוך כל קלסר
חוצצים מחלקים את הקלסר לפי חודשים, אותיות או נושאים. חוצצי פלסטיק מחזיקים מעמד הרבה יותר מחוצצי נייר – שווה את ההפרש.
שלב 4: מסמנים את גב הקלסר
מדבקת זיהוי על הגב עם שם הקטגוריה והשנה חוסכת שליפה של קלסרים לא נכונים.
שלב 5: פעם בשנה – לארכיב
בתחילת כל שנה מעבירים את מסמכי השנה הקודמת לקופסאות ארכיב מסומנות, ומשחררים מקום במדפי המשרד. מסמכים שכבר לא צריך לשמור – למגרסה.
רשימת ציוד משרדי לתיוק
- קלסרים בצבעים שונים
- תיקי טבעות ממפל
- חוצצי פלסטיק
- קופסאות קטלוג
- מדבקות זיהוי לגב קלסר
- שמרדפים למסמכים חשובים
את כל ציוד התיוק תמצאו בקטגוריית תיוק ואחסון של מטרה למשרד, יחד עם כל הציוד המשרדי שהעסק צריך בהזמנה אחת.