ניהול משרד דורש הרבה יותר מעטים ודפי מדפסת. כדי שהעובדים יוכלו לעבוד ברצף, שהמטבחון יישאר מאובזר ושלא יחסר ציוד דווקא ברגע החשוב, העסק זקוק לרשימת ציוד מסודרת ולספק אמין שיכול לרכז את כל הצרכים במקום אחד.
רכישה נכונה של ציוד משרדי לעסקים חוסכת זמן, מונעת הזמנות דחופות ומאפשרת לשלוט טוב יותר בהוצאות. במדריך הבא ריכזנו את קטגוריות הציוד המרכזיות שכל משרד צריך, יחד עם טיפים שיעזרו לכם להזמין בצורה יעילה וחסכונית.
למה חשוב לנהל את ציוד המשרד בצורה מסודרת?
כאשר אין מעקב מסודר אחר המלאי, מוצרים בסיסיים נוטים להיגמר בדיוק בזמן הלא נכון. המדפסת נשארת בלי נייר, במטבחון נגמר הקפה, בשירותים חסרות מגבות נייר ועובדים מתחילים לבצע רכישות קטנות ויקרות מספקים שונים.
ניהול מסודר של האספקה למשרד מאפשר:
* לצמצם הזמנות דחופות ויקרות.
* לרכז את הרכישות אצל ספק אחד.
* לקבל תמונה ברורה של ההוצאה החודשית.
* לשמור מלאי קבוע של מוצרים חיוניים.
* לחסוך זמן לעובדים ולמנהלי המשרד.
* לנצל הנחות כמות ומחירי קרטון.
* למנוע מצב שבו כל מחלקה מזמינה בנפרד.
עסק שמתכנן מראש יכול לבצע הזמנה שבועית או חודשית מרוכזת וליהנות מתהליך רכש פשוט, מהיר ונוח יותר.
כלי כתיבה וציוד שולחני
כלי כתיבה הם הבסיס של כל משרד, גם בעידן הדיגיטלי. מומלץ להחזיק כמות מספקת של המוצרים הנפוצים ולהתאים את המלאי למספר העובדים ולסוג הפעילות.
בין המוצרים שכדאי להחזיק:
* עטים כחולים, שחורים ואדומים.
* עפרונות ומחקים.
* מרקרים וטושים ללוח מחיק.
* מדגישים במספר צבעים.
* מספריים וסכינים יפניות.
* סרגלים.
* דבק סטיק ודבק נוזלי.
* סרטי הדבקה ומעמדים לסלוטייפ.
* שדכנים, סיכות ומסירי סיכות.
* מחוררים.
* אטבי נייר וגומיות.
* פתקים דביקים.
* מעמדים לעטים ולמסמכים.
כדאי לבחור מוצרים שמתאימים לשימוש מקצועי ומתמשך. מוצר זול שאינו מחזיק מעמד עלול לגרום לבזבוז גדול יותר לאורך זמן.
נייר צילום וציוד למדפסות
נייר צילום הוא אחד המוצרים החשובים והנצרכים ביותר במשרד. למרבית השימושים המשרדיים מתאים נייר צילום A4 במשקל 80 גרם, המשמש להדפסת חשבוניות, הצעות מחיר, חוזים, דוחות, מצגות ומסמכים פנימיים.
בעת הזמנת נייר צילום חשוב לבדוק:
* גודל הנייר.
* משקל הנייר.
* רמת הלובן.
* התאמה למדפסת לייזר או למדפסת הזרקת דיו.
* מספר החבילות בקרטון.
* קצב הצריכה החודשי במשרד.
בנוסף לנייר, מומלץ להחזיק טונר או ראש דיו חלופי המתאים לדגם המדפסת. לפני הזמנת טונר יש לבדוק את מספר הדגם המדויק המופיע על המדפסת או על המחסנית הקיימת.
משרד שמדפיס בכמויות גדולות כדאי שיחזיק לפחות קרטון נייר אחד ומחסנית חלופית אחת במלאי, כדי למנוע עצירה של העבודה.
קלסרים, תיוק וארגון מסמכים
למרות המעבר למערכות דיגיטליות, עסקים רבים עדיין מחזיקים חוזים, חשבוניות, תעודות משלוח, מסמכי עובדים ותיקי לקוחות בצורה מודפסת.
פתרונות תיוק נפוצים כוללים:
* קלסרים בגדלים ובעוביים שונים.
* שמרדפים.
* תיקי ניילון.
* תיקיות מנילה.
* תיקי תלייה.
* חוצצים.
* קופסאות ארכיון.
* מגירות מסמכים.
* מדבקות לסימון.
* כונניות וארונות אחסון.
מומלץ ליצור שיטת סימון אחידה לפי שנים, מחלקות, לקוחות או סוגי מסמכים. שיטה פשוטה וברורה תחסוך לעובדים זמן רב בחיפוש אחר מסמכים.
מחברות, פנקסים ויומנים
מחברות ופנקסים שימושיים בישיבות, בשיחות טלפון, בפגישות עם לקוחות ובניהול משימות יומיומיות. מומלץ להחזיק מספר סוגים כדי לענות על הצרכים השונים של העובדים.
אפשר לכלול בהזמנה:
* מחברות ספירלה.
* מחברות בכריכה קשה.
* פנקסים קטנים.
* בלוקים לכתיבה.
* יומנים יומיים או שבועיים.
* פנקסי הודעות.
* פנקסי קבלות והזמנות.
* ניירות ממו ופתקים דביקים.
לעסקים שמקיימים פגישות רבות כדאי לבחור מחברות איכותיות ונוחות לכתיבה, שאפשר לשמור ולהשתמש בהן לאורך זמן.
ציוד ניקיון וטואלטיקה לעסק
משרד נקי ומסודר משפיע על התחושה של העובדים ושל הלקוחות. במקום לבצע רכישות נפרדות בסופר, ניתן לצרף להזמנת הציוד המשרדי גם את מוצרי הניקיון והטואלטיקה.
המוצרים החשובים כוללים:
* נייר טואלט.
* מגבות נייר.
* נייר לניגוב ידיים.
* סבון ידיים.
* שקיות אשפה במידות שונות.
* חומר לניקוי רצפות.
* חומר לניקוי חלונות.
* חומרי חיטוי.
* אקונומיקה.
* מטליות וסמרטוטים.
* ספוגים וכריות ניקוי.
* מטאטאים, מגבים ויעה.
* כפפות חד־פעמיות.
* מטהרי אוויר ומפיצי ריח.
כדאי לחשב את הצריכה לפי מספר העובדים, מספר חדרי השירותים ותדירות הניקיון. הזמנה בכמויות מתאימות מונעת חוסרים ומאפשרת לשמור מלאי ביטחון.
חד־פעמי ומוצרים למטבחון
המטבחון הוא חלק מרכזי כמעט בכל עסק. עובדים ואורחים משתמשים בו לאורך כל היום, ולכן חשוב לשמור עליו מאובזר.
רשימת הציוד יכולה לכלול:
* כוסות לשתייה חמה.
* כוסות לשתייה קרה.
* כפיות, מזלגות וסכינים.
* צלחות וקעריות.
* מפיות.
* מגבות נייר.
* שקיות אוכל ואחסון.
* נייר אלומיניום וניילון נצמד.
* תבניות ומכלי אחסון.
* קיסמים ובוחשנים.
* סוכר, ממתיקים וחלב עמיד.
בעסקים עם מספר גדול של עובדים משתלם לבדוק מחירי קרטון. רכישה מרוכזת עשויה להוזיל את המחיר ליחידה ולהפחית את מספר ההזמנות במהלך החודש.
קפה, שתייה וכיבוד לעובדים
פינת קפה מסודרת היא הטבה קטנה שמשפיעה מאוד על חוויית העובדים והאורחים. אין צורך להחזיק מבחר עצום, אבל כדאי לדאוג שהמוצרים הבסיסיים יהיו זמינים תמיד.
בין המוצרים הנפוצים:
* קפה נמס.
* קפה שחור.
* קפסולות או פולי קפה.
* תה וחליטות.
* סוכר וממתיקים.
* חלב עמיד.
* מים מינרליים וסודה.
* שתייה קלה.
* עוגיות, וופלים וחטיפים.
* מלח, פלפל ותבלינים בסיסיים.
מומלץ לבדוק אילו מוצרים העובדים באמת צורכים, לקבוע כמות חודשית ולמנוע הזמנות אקראיות שאינן תואמות את הצורך.
ריהוט ופתרונות אחסון
ריהוט נכון משפיע על הנוחות, הבריאות והיעילות של העובדים. בבחירת ריהוט משרדי חשוב להתחשב בגודל החלל, במספר שעות הישיבה ובסוג העבודה.
מוצרים נפוצים כוללים:
* כיסאות משרדיים.
* כיסאות מנהלים.
* כיסאות אורח.
* שולחנות עבודה.
* שולחנות ישיבות.
* ארונות משרדיים.
* כונניות.
* מגירות אחסון.
* ארונות מתכת.
* לוקרים.
* הדומים ומדרכי רגליים.
ברכישת ריהוט יש לבדוק את מידות המוצר, חומרי הגלם, אפשרויות הכיוון, האחריות ועלות ההובלה וההרכבה. באתר מטרה למשרד, מוצרים המסומנים כמוצרי ריהוט המחייבים הובלה והרכבה מוצגים עם תנאי המשלוח המתאימים להם.
ציוד חשמלי ומוצרים למטבחון
משרדים רבים זקוקים גם למוצרי חשמל בסיסיים, כגון:
* קומקום חשמלי.
* מיקרוגל.
* טוסטר.
* מכונת קפה.
* מקרר קטן.
* מאוורר או מפזר חום.
* כבלים ומפצלי חשמל.
* סוללות.
* מטענים.
* ציוד היקפי למחשב.
לפני הרכישה חשוב לבדוק את ההספק, המידות, תקופת האחריות והתאמת המוצר לתשתית החשמל במשרד.
איך מכינים רשימת הזמנה חודשית?
כדי להימנע מחוסרים, מומלץ לבצע בדיקת מלאי קבועה. אפשר למנות עובד או מנהל משרד שיהיה אחראי על הרכש ולבצע את הבדיקה באותו יום בכל חודש.
תהליך פשוט יכול להיראות כך:
1. עוברים על ארונות הציוד והמחסן.
2. בודקים מהי הכמות הקיימת מכל מוצר.
3. רושמים אילו מוצרים עומדים להיגמר.
4. בודקים אם צפוי גידול במספר העובדים או באירוח.
5. מרכזים את הצרכים של כל המחלקות.
6. משווים את הרשימה להזמנה הקודמת.
7. מבצעים הזמנה מרוכזת אצל ספק אחד.
8. שומרים כמות ביטחון של המוצרים החיוניים.
כדאי לנהל טבלה פשוטה הכוללת את שם המוצר, הכמות החודשית הממוצעת, הכמות הקיימת והכמות שצריך להזמין.
איך בוחרים ספק ציוד משרדי לעסק?
ספק טוב אינו נמדד רק במחיר של עט או חבילת נייר. חשוב לבדוק את התמונה המלאה:
* האם קיים מגוון רחב של מוצרים?
* האם המחירים באתר ברורים וכוללים מע״מ?
* האם ניתן לרכז ציוד משרדי, ניקיון, כיבוד וחד־פעמי באותה הזמנה?
* האם זמני המשלוח ברורים?
* האם יש שירות לקוחות זמין?
* האם ניתן לקבל מענה להזמנות גדולות או חריגות?
* האם קיימים מחירי כמות וקרטון?
* האם קל למצוא מוצרים ולבצע הזמנה חוזרת?
עבודה עם ספק מרכזי חוסכת התעסקות עם מספר חשבוניות, משלוחים ואנשי קשר שונים.
למה להזמין ממטרה למשרד?
מטרה למשרד מספקת לעסקים מגוון רחב של ציוד משרדי, נייר צילום, מוצרי ניקיון וטואלטיקה, חד־פעמי, קפה וכיבוד, מחשוב, מוצרי חשמל וריהוט משרדי.
היתרון בהזמנה מרוכזת הוא האפשרות להשלים את כל צורכי המשרד במקום אחד, לקבל שירות אישי ולחסוך זמן יקר בניהול הרכש.
באתר מוצגים מחירים הכוללים מע״מ. בהזמנה בסכום של 300 ₪ ומעלה המשלוח הרגיל ניתן ללא עלות, למעט מוצרי ריהוט המסומנים כמוצרים המחייבים הובלה והרכבה.
לסיכום
משרד מאובזר מאפשר לעובדים להתמקד בעבודה במקום בחיפוש אחר מוצרים חסרים. רשימת ציוד קבועה, בדיקת מלאי חודשית והזמנה מרוכזת מספק אמין יכולות לחסוך לעסק זמן, כסף והתעסקות מיותרת.
עברו על רשימת הציוד, בדקו מה חסר במשרד ורכזו את המוצרים הדרושים בהזמנה אחת. באתר מטרה למשרד תוכלו למצוא פתרונות לציוד השוטף של העסק — מהעט והנייר ועד מוצרי הניקיון, הכיבוד והריהוט.